O que você vai conseguir
Um roteiro fixo de começo de semana. O EduPay faz o trabalho pesado sozinho — emite as cobranças, avisa os alunos, dá baixa nos pagamentos. O que ele não faz é te avisar de tudo: algumas falhas só aparecem para quem olha.
Vinte minutos toda segunda resolvem isso.
Os quatro passos
1. Assinaturas pendentes
Em Contratos › Assinaturas Pendentes. Contrato que ninguém assinou vira matrícula travada, e matrícula travada não cobra. Cada linha parada há mais de uma semana merece um telefonema.
2. Atrasos da semana
Em Métricas › Relatório Financeiro, filtrando por situação e por período. Procure as parcelas que venceram na semana passada. Elas já estão marcadas como Vencida — o sistema faz isso na madrugada seguinte ao vencimento, sem tolerância.
Os filtros ficam no topo. Os três quadros abaixo deles resumem o que foi filtrado: quantas parcelas, quanto vale e quanto já entrou.
Neste ponto, separe dois grupos: quem atrasou pela primeira vez, e quem já estava atrasado antes. O primeiro grupo costuma ser esquecimento e se resolve com uma mensagem; o segundo é conversa.
3. Cobranças que não saíram
Este passo não é feito pelo relatório — ele não mostra quais parcelas ficaram sem cobrança. O sinal é outro: o e-mail que o sistema manda para quem administra a conta quando a emissão automática falha. Se ele chegou durante a semana, ele já diz qual parcela não saiu e por quê.
Se nenhum e-mail chegou e mesmo assim um aluno diz que não recebeu boleto, abra a matrícula dele e olhe a coluna COBRANÇA: um travessão numa parcela que já deveria ter sido cobrada é o sinal.
Esse é o furo silencioso: se a cobrança não saiu, o aluno nunca soube que precisava pagar, e cobrar dele depois é constrangedor para os dois lados. A causa quase sempre é a conta de pagamento desconectada ou dado faltando no cadastro do aluno.
4. Os números do mês
Em Métricas › KPIs Financeiros. Aqui você não age, só olha: se o previsto e o recebido estão se afastando mês a mês, o problema não é de uma parcela — é da régua de cobrança, e merece uma conversa maior que a de segunda-feira.
Quando a escola usa a cobrança em cartório, a tela Inadimplência 90+ entra nesta parada, para as dívidas antigas.
Como saber que deu certo
No fim da volta você consegue responder três perguntas sem abrir mais nada: quantos contratos estão travados esperando assinatura, quem atrasou esta semana, e se alguma cobrança deixou de sair. Se você consegue, a semana começa sem surpresa.
Se algo der errado
A lista de atrasos está enorme e você não sabe por onde começar. Comece pelos valores maiores e pelos atrasos mais recentes — quem atrasou há poucos dias tem muito mais chance de pagar do que quem atrasou há meses.
Você acha um bloco inteiro de parcelas sem cobrança. Não saia emitindo uma a uma. Isso é sinal de que a conta de pagamento da escola se desconectou; resolva a conexão primeiro, e a rotina automática recupera o resto sozinha na manhã seguinte.
A rotina toma mais de vinte minutos toda semana. Provavelmente você está corrigindo caso a caso o que é um problema de regra. Vale rever a antecedência de emissão e os lembretes automáticos antes de continuar apagando incêndio.
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