O que você vai conseguir
Entender a rotina que trabalha de madrugada para você. Todo dia de manhã, antes de qualquer pessoa abrir o sistema, o EduPay emite as cobranças das parcelas que estão chegando perto do vencimento e manda para os alunos.
Na prática: na maior parte dos meses, ninguém da escola precisa emitir nada. A emissão na mão existe para exceções — o aluno que pede antes da hora. Nem a matrícula criada em cima da hora precisa dela: ao salvar a matrícula, o que já vence dentro da janela de antecedência sai na mesma hora, a taxa de matrícula inclusive.
Como a rotina decide o que emitir
Ela procura as parcelas de boleto e de PIX que atendem a três condições ao mesmo tempo:
- ainda estão Em aberto — ou Vencida há no máximo 7 dias, para tentar de novo uma emissão que falhou;
- ainda não têm cobrança valendo;
- vencem dentro da janela de antecedência que a escola configurou.
Quem já tem boleto valendo não recebe outro. Quem já pagou é ignorado. Se o boleto ou o PIX expirou sem ser pago, a rotina troca por um novo e avisa o aluno.
A parcela cuja cobrança alguém da escola cancelou fica de fora: ela aparece com o selo Cobrança cancelada em dd/mm/aaaa e só volta a ser cobrada quando alguém emite de novo pelo menu da parcela.
Mudar a antecedência
Quem administra a conta do EduPay muda isso em Configurações, na aba de cobrança, no campo Dias antes do vencimento para emissão. O padrão é 3 dias.
O bloco se chama Automação de Cobranças. O número que aparece aqui é o da sua escola — de fábrica são 3 dias.
Vale pensar no tipo de aluno antes de mexer:
- Menos dias (2 ou 3) deixa o boleto fresco na mão do aluno, com menos chance de ele esquecer ou perder o papel.
- Mais dias (7 ou 10) dá folga para quem precisa pedir o dinheiro a alguém antes de pagar — o que é comum quando quem estuda não é quem paga.
Como saber que deu certo
Na manhã seguinte, as parcelas que vencem dentro da janela aparecem com a coluna COBRANÇA preenchida, e os alunos com o boleto no e-mail. Você não precisa fazer nada para isso acontecer.
Se algo der errado
Uma parcela venceu sem boleto nenhum. Confira se ela estava mesmo Em aberto e sem cobrança. A causa mais comum é a conta de pagamento da escola ter se desconectado — sem ela, nenhuma cobrança sai, nem na mão nem sozinha.
Quando a rotina falha, quem administra a conta recebe um e-mail contando o que não conseguiu emitir. Se esse e-mail chegou, ele é o melhor ponto de partida: ele diz qual parcela e qual foi o problema. Corrigida a causa, a rotina tenta de novo sozinha na madrugada seguinte — ou emita na mão, se tiver pressa.
A parcela mostra o selo Cobrança cancelada em…. A cobrança foi cancelada por alguém da escola, e a rotina não emite de novo. Se é para cobrar, emita pelo menu de três pontinhos.
Você quer o boleto antes da janela. Emita na mão pelo menu de três pontinhos da parcela. A rotina não vai emitir de novo depois, porque a parcela já vai ter cobrança.
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