O que você vai conseguir
Olhar para uma parcela sem cobrança e saber, sem chutar, se a rotina ainda vai pegá-la ou se ela nunca vai ser pega.
Às 06:00, no fuso da sua escola, o sistema percorre as parcelas e emite as cobranças que estão chegando no vencimento. É a rotina que faz a maior parte do trabalho de cobrança do mês.
As quatro condições
Uma parcela é cobrada quando todas estas quatro são verdade ao mesmo tempo:
- Está Em aberto, ou Vencida há no máximo 7 dias. Paga, cancelada ou dispensada não entra.
- Não tem cobrança valendo. Ninguém é cobrado duas vezes. A exceção é a cobrança que expirou sem ser paga: essa é trocada por uma nova (veja abaixo).
- A forma de pagamento é boleto ou PIX. Cartão não entra na rotina — o link de cartão sai no momento em que a matrícula é salva, e o aluno abre um novo pelo botão Pagar com cartão do portal sempre que precisar.
- Vence dentro da janela de antecedência. A janela é o número de dias configurado em Configurações, contados a partir de hoje.
A quarta merece atenção: a rotina não olha só as parcelas de amanhã. Ela pega tudo que vence daqui até o fim da janela. E, pela primeira condição, também a parcela que venceu há até 7 dias sem cobrança — é a nova tentativa de uma emissão que falhou. Parcela vencida há mais tempo que isso não é emitida sozinha: fica para você decidir, pelo menu de três pontinhos da parcela.
O que acontece na tela
A parcela 3 vence em três dias e foi emitida pela rotina. A 4 vence daqui a mais de um mês e continua com o travessão — ela será emitida quando entrar na janela.
Para cada parcela emitida, três coisas mudam juntas: a coluna COBRANÇA passa a mostrar o link e a linha do código, o aluno recebe o e-mail com o boleto ou o código PIX, e a situação da parcela continua a mesma. Emitir não é receber.
Cobrança que expirou sem pagamento
Boleto e PIX têm validade: valem até o dia do vencimento da parcela. Quando uma cobrança expira sem ser paga e a parcela ainda cumpre as condições acima, a rotina encerra a cobrança antiga e emite uma nova, com e-mail para o aluno.
Ela só faz isso depois de confirmado que a cobrança venceu sem pagamento. O boleto pago no último dia leva um dia útil para ser confirmado, e nesse meio tempo a rotina espera — não emite um boleto novo para quem já pagou.
Os motivos de uma parcela ficar de fora
1. Ela já tem cobrança. O caso mais comum, e o certo. Se você emitiu na mão ontem, a rotina passa direto.
2. A escola não tem conta de pagamento conectada. Aqui a rotina não falha —
ela nem começa. Escola sem conta conectada é ignorada por inteiro, e nenhuma
mensagem aparece em lugar nenhum. Se nenhuma parcela da sua escola está sendo
emitida, comece por Integrações › Gateway de Pagamento.
3. A moeda da escola não combina com a forma de pagamento. Boleto e PIX são formas brasileiras e só são emitidos quando a moeda configurada é o real. Numa escola configurada em outra moeda, essas parcelas são puladas.
4. A forma não está liberada na conta de recebimento. Se a sua conta ainda não teve o PIX liberado, por exemplo, as parcelas de PIX são puladas — mesmo estando tudo certo do lado da escola. O quadro Formas de pagamento aceitas, na tela de recebimento, mostra o que está valendo.
5. Alguém da escola cancelou a cobrança. Parcela com o selo Cobrança cancelada em dd/mm/aaaa na coluna COBRANÇA não é emitida de novo sozinha — o cancelamento foi uma decisão, e a rotina respeita. Para voltar a cobrar, emita pelo menu de três pontinhos da parcela.
6. A matrícula foi cancelada. Dela, a rotina só emite a multa de rescisão, quando houver.
7. A assinatura da escola com o EduPay foi cancelada ou expirou. Aí o EduPay para de cobrar em nome da escola, e nenhuma parcela é emitida. Com a mensalidade do EduPay só atrasada, a cobrança dos alunos continua normalmente.
Quando a emissão falha de verdade
Falha é diferente de "pulada". Pulada é uma decisão da regra; falha é a cobrança ter sido tentada e recusada.
Quando falha, quem administra a conta recebe um e-mail dizendo qual parcela e qual foi o motivo. As outras parcelas continuam sendo processadas normalmente — uma falha não derruba a rotina. E a parcela que falhou não é esquecida: a rotina tenta de novo nos dias seguintes, inclusive depois do vencimento, por até 7 dias.
A causa mais comum é dado faltando na ficha do aluno. O boleto exige nome, CPF e endereço completo; sem qualquer um deles, a emissão volta recusada.
Rodar antes da hora
Não dá para pedir "roda agora" por uma tela. Se a parcela é urgente, o caminho é emitir na mão, pelo menu de três pontinhos da própria parcela — e aí a rotina não vai emitir de novo, porque a condição 2 deixa de valer.
Se algo der errado
Uma parcela venceu e nunca teve boleto. Percorra as quatro condições na ordem. Nove em cada dez vezes é a conta de pagamento desconectada — que é o único motivo que não deixa rastro nenhum na tela.
A parcela mostra o selo Cobrança cancelada em… e ninguém lembra de ter cancelado. Alguém com acesso de dono cancelou a cobrança dela. A rotina não vai emitir sozinha; se é para cobrar, emita pelo menu de três pontinhos.
A rotina emitiu, mas o aluno não recebeu. A emissão e o e-mail são coisas separadas: a cobrança existe no portal do aluno mesmo quando o e-mail não sai. Confira o endereço na ficha dele.
Chegou o e-mail de falha na cobrança. Ele diz a parcela e o motivo. Se falar de documento ou endereço, o conserto é na ficha do aluno — depois é só emitir na mão, sem esperar a madrugada seguinte.
Tudo parece certo e nada foi emitido. Confira o fuso horário em Configurações › Geral. Fuso errado faz a rotina rodar em outra hora do dia, e a impressão é a de que ela não rodou.
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