Lo que vas a conseguir
Mirar una cuota sin cobro y saber, sin adivinar, si la rutina todavía la va a tomar o si nunca la va a tomar.
A las 06:00, en la zona horaria de tu escuela, el sistema recorre las cuotas y emite los cobros de las que se acercan al vencimiento. Es la rutina que hace la mayor parte del trabajo de cobro del mes.
Las cuatro condiciones
Una cuota se cobra cuando todas estas son verdad al mismo tiempo:
- Está Pendiente, o Vencida hace 7 días como máximo. Pagada, cancelada o dispensada no entra.
- No tiene un cobro vigente. Nadie se cobra dos veces. La excepción es el cobro que expiró sin pagarse: ese se reemplaza por uno nuevo (ver abajo).
- La forma de pago es boleto o PIX. Tarjeta no entra en la rutina — el enlace de tarjeta sale en el momento en que se guarda la matrícula, y el alumno abre uno nuevo con el botón Pagar con tarjeta del portal siempre que lo necesite.
- Vence dentro de la ventana de anticipación. La ventana es el número de días configurado en Configuración, contados desde hoy.
La cuarta merece atención: la rutina no mira solo las cuotas de mañana. Toma todo lo que vence desde hoy hasta el final de la ventana. Y, por la primera condición, también la cuota que venció hace hasta 7 días sin cobro — es el nuevo intento de una emisión que falló. Una cuota vencida hace más tiempo no se emite sola: queda para que tú decidas, desde el menú de tres puntos de la cuota.
Lo que pasa en pantalla
La cuota 3 vence en tres días y fue emitida por la rutina. La 4 vence dentro de más de un mes y sigue con el guion — se emitirá cuando entre en la ventana.
Por cada cuota emitida cambian tres cosas a la vez: la columna COBRO pasa a mostrar el enlace y la línea del código, el alumno recibe el correo con el boleto o el código PIX, y la situación de la cuota sigue igual. Emitir no es recibir.
Cobro que expiró sin pago
El boleto y el PIX tienen validez: valen hasta el día del vencimiento de la cuota. Cuando un cobro expira sin pagarse y la cuota todavía cumple las condiciones de arriba, la rutina cierra el cobro anterior y emite uno nuevo, con correo al alumno.
Solo lo hace después de confirmar que el cobro venció sin pago. El boleto pagado el último día tarda un día hábil en confirmarse, y mientras tanto la rutina espera — no emite un boleto nuevo para quien ya pagó.
Los motivos por los que una cuota queda fuera
1. Ya tiene cobro. El caso más común, y el correcto. Si la emitiste a mano ayer, la rutina pasa de largo.
2. La escuela no tiene cuenta de cobro conectada. Aquí la rutina no falla —
ni siquiera empieza. Una escuela sin cuenta conectada se ignora por completo, y
no aparece ningún mensaje en ninguna parte. Si ninguna cuota de tu escuela se
está emitiendo, empieza por Integraciones › Pasarela de Pago.
3. La moneda de la escuela no combina con la forma de pago. Boleto y PIX son formas brasileñas y solo se emiten cuando la moneda configurada es el real. En una escuela configurada en otra moneda, esas cuotas se saltan.
4. La forma no está habilitada en la cuenta de cobro. Si tu cuenta todavía no tiene el PIX habilitado, por ejemplo, las cuotas de PIX se saltan — aunque todo esté bien del lado de la escuela. El cuadro Formas de pago aceptadas, en la pantalla de cobro, muestra qué está vigente.
5. Alguien de la escuela canceló el cobro. Una cuota con la etiqueta Cobro cancelado el dd/mm/aaaa en la columna COBRO no se vuelve a emitir sola — la cancelación fue una decisión, y la rutina la respeta. Para volver a cobrar, emítela desde el menú de tres puntos de la cuota.
6. La matrícula fue cancelada. De ella, la rutina solo emite la multa por rescisión, cuando la hay.
7. La suscripción de la escuela a EduPay fue cancelada o expiró. Entonces EduPay deja de cobrar en nombre de la escuela, y no se emite ninguna cuota. Si la mensualidad de EduPay solo está atrasada, el cobro a los alumnos sigue con normalidad.
Cuando la emisión falla de verdad
Fallar es distinto de "saltada". Saltada es una decisión de la regla; fallar es que el cobro se intentó y fue rechazado.
Cuando falla, quien administra la cuenta recibe un correo diciendo qué cuota y cuál fue el motivo. Las demás cuotas siguen procesándose normalmente — un fallo no tumba la rutina. Y la cuota que falló no se olvida: la rutina lo intenta de nuevo los días siguientes, incluso después del vencimiento, durante hasta 7 días.
La causa más común es que falten datos en la ficha del alumno. El boleto exige nombre, documento y dirección completa; sin cualquiera de ellos, la emisión vuelve rechazada.
Ejecutarla antes de hora
No hay forma de pedir "ejecuta ahora" desde una pantalla. Si la cuota es urgente, el camino es emitirla a mano, desde el menú de tres puntos de la propia cuota — y así la rutina no la va a emitir de nuevo, porque la condición 2 deja de cumplirse.
Si algo sale mal
Una cuota venció y nunca tuvo boleto. Recorre las cuatro condiciones en orden. Nueve de cada diez veces es la cuenta de pago desconectada — el único motivo que no deja ningún rastro en pantalla.
La cuota muestra la etiqueta Cobro cancelado el… y nadie recuerda haberlo cancelado. Alguien con acceso de dueño canceló su cobro. La rutina no la va a emitir sola; si hay que cobrarla, emítela desde el menú de tres puntos.
La rutina emitió, pero el alumno no recibió nada. La emisión y el correo son cosas separadas: el cobro existe en el portal del alumno aunque el correo no salga. Revisa la dirección en su ficha.
Llegó el correo de fallo en el cobro. Dice la cuota y el motivo. Si habla de documento o dirección, el arreglo está en la ficha del alumno — después solo hay que emitir a mano, sin esperar a la madrugada siguiente.
Todo parece correcto y no se emitió nada. Revisa la zona horaria en Configuración › General. Una zona equivocada hace que la rutina se ejecute a otra hora del día, y la impresión es que no se ejecutó.
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