Qué vas a conseguir
Entender la rutina que trabaja de madrugada por ti. Cada mañana, antes de que alguien de la escuela abra el sistema, EduPay emite los cobros de las cuotas que se acercan al vencimiento y se los manda a los alumnos.
En la práctica: la mayoría de los meses nadie de la escuela necesita emitir nada. La emisión a mano existe para las excepciones — el alumno que pide antes, la matrícula creada sobre la hora.
Cómo decide la rutina qué emitir
Busca las cuotas que cumplen tres condiciones al mismo tiempo:
- todavía están Pendiente;
- todavía no tienen cobro emitido;
- vencen dentro de la ventana de anticipación que configuró la escuela.
Quien ya tiene boleto no recibe otro. Quien ya pagó se ignora.
Cambiar la anticipación
Quien administra la cuenta de EduPay lo cambia en Configuración, en la pestaña de cobro, en el campo Días antes del vencimiento para emitir. El valor por defecto es 3 días.
El bloque se llama Automatización de Cobros. El número que aparece aquí es el de tu escuela — de fábrica son 3 días.
Vale la pena pensar en el tipo de alumno antes de tocarlo:
- Menos días (2 o 3) deja el boleto fresco en manos del alumno, con menos chance de que lo olvide o pierda el papel.
- Más días (7 o 10) da margen a quien necesita pedirle el dinero a alguien antes de pagar — algo común cuando quien estudia no es quien paga.
Cómo saber que salió bien
A la mañana siguiente, las cuotas que vencen dentro de la ventana aparecen con la columna COBRO llena, y los alumnos con el boleto en el correo. No tienes que hacer nada para que eso pase.
Si algo sale mal
Una cuota venció sin ningún boleto. Revisa si realmente estaba Pendiente y sin cobro. La causa más común es que la cuenta de pago de la escuela se haya desconectado — sin ella no sale ningún cobro, ni a mano ni solo.
Cuando la rutina falla, quien administra la cuenta recibe un correo contando qué no pudo emitir. Si ese correo llegó, es el mejor punto de partida: dice cuál cuota y cuál fue el problema.
Quieres el boleto antes de la ventana. Emítelo a mano desde el menú de tres puntos de la cuota. La rutina no lo va a emitir de nuevo después, porque la cuota ya va a tener cobro.
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