Qué vas a conseguir
Entender la rutina que trabaja de madrugada por ti. Cada mañana, antes de que alguien de la escuela abra el sistema, EduPay emite los cobros de las cuotas que se acercan al vencimiento y se los manda a los alumnos.
En la práctica: la mayoría de los meses nadie de la escuela necesita emitir nada. La emisión a mano existe para las excepciones — el alumno que pide antes de tiempo. Ni siquiera la matrícula creada sobre la hora la necesita: al guardar la matrícula, lo que ya vence dentro de la ventana de anticipación sale en el momento, la tasa de matrícula incluida.
Cómo decide la rutina qué emitir
Busca las cuotas de boleto y de PIX que cumplen tres condiciones al mismo tiempo:
- todavía están Pendiente — o Vencida hace 7 días como máximo, para intentar de nuevo una emisión que falló;
- todavía no tienen un cobro vigente;
- vencen dentro de la ventana de anticipación que configuró la escuela.
Quien ya tiene un boleto vigente no recibe otro. Quien ya pagó se ignora. Si el boleto o el PIX expiró sin pagarse, la rutina lo reemplaza por uno nuevo y avisa al alumno.
La cuota cuyo cobro alguien de la escuela canceló queda fuera: aparece con la etiqueta Cobro cancelado el dd/mm/aaaa y solo se vuelve a cobrar cuando alguien la emite de nuevo desde el menú de la cuota.
Cambiar la anticipación
Quien administra la cuenta de EduPay lo cambia en Configuración, en la pestaña de cobro, en el campo Días antes del vencimiento para emitir. El valor por defecto es 3 días.
El bloque se llama Automatización de Cobros. El número que aparece aquí es el de tu escuela — de fábrica son 3 días.
Vale la pena pensar en el tipo de alumno antes de tocarlo:
- Menos días (2 o 3) deja el boleto fresco en manos del alumno, con menos chance de que lo olvide o pierda el papel.
- Más días (7 o 10) da margen a quien necesita pedirle el dinero a alguien antes de pagar — algo común cuando quien estudia no es quien paga.
Cómo saber que salió bien
A la mañana siguiente, las cuotas que vencen dentro de la ventana aparecen con la columna COBRO llena, y los alumnos con el boleto en el correo. No tienes que hacer nada para que eso pase.
Si algo sale mal
Una cuota venció sin ningún boleto. Revisa si realmente estaba Pendiente y sin cobro. La causa más común es que la cuenta de pago de la escuela se haya desconectado — sin ella no sale ningún cobro, ni a mano ni solo.
Cuando la rutina falla, quien administra la cuenta recibe un correo contando qué no pudo emitir. Si ese correo llegó, es el mejor punto de partida: dice cuál cuota y cuál fue el problema. Corregida la causa, la rutina lo intenta de nuevo sola la madrugada siguiente — o emítelo a mano si tienes prisa.
La cuota muestra la etiqueta Cobro cancelado el…. El cobro lo canceló alguien de la escuela, y la rutina no lo vuelve a emitir. Si hay que cobrarla, emítela desde el menú de tres puntos.
Quieres el boleto antes de la ventana. Emítelo a mano desde el menú de tres puntos de la cuota. La rutina no lo va a emitir de nuevo después, porque la cuota ya va a tener cobro.
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