Qué vas a conseguir
El boleto de una cuota queda listo en segundos, desde el menú de la propia línea de la cuota. Usas este camino cuando el alumno pide el cobro antes de la fecha en que el sistema lo emitiría solo, o cuando acabas de crear la matrícula y quieres enviar el primer cobro ahora.
El sistema ya emite los boletos automáticamente, algunos días antes de cada vencimiento — y, al guardar la matrícula, lo que ya está dentro de ese plazo sale al instante. Este artículo es sobre hacerlo a mano, en el momento.
Antes de empezar
Tres cosas tienen que estar en su lugar. Si falta alguna, el botón no aparece o el sistema te avisa al instante.
- La cuenta que recibe el dinero de la escuela tiene que estar conectada. Es la cuenta a donde va el pago de los alumnos. De eso se encarga quien administra la cuenta de EduPay.
- La cuota tiene que estar pendiente o vencida. Una cuota ya pagada o cancelada no se puede cobrar de nuevo, y el menú de acciones ni siquiera aparece en su línea.
- La cuota tiene que ser de boleto. La forma de pago se elige cuando se crea la matrícula y vale para todas sus cuotas. En una matrícula de tarjeta o de transferencia instantánea, el menú ofrece esa forma en lugar del boleto. Si la cuota todavía no tiene cobro, el mismo menú trae Cambiar a Boleto, que cambia la forma solo de esa cuota.
Paso a paso
1. Abre la matrícula del alumno. En el menú lateral ve a Contratos › Matrículas y haz clic en la línea del alumno. Si la lista es larga, usa el buscador.
2. Baja hasta el cuadro de cuotas. Está debajo de los datos de la matrícula. Cada línea es una cuota, con el valor, el día de vencimiento y su situación actual.
3. Haz clic en los tres puntos al final de la línea de la cuota. Están en la columna ACCIONES, en la punta derecha. Se abre un menú con las acciones posibles para esa cuota.
Los tres puntos están en la columna ACCIONES. Fíjate en que las cuotas 1 y 3, ya pagadas, no tienen menú — una cuota pagada no se cobra de nuevo.
4. Haz clic en Emitir Boleto. No hay pantalla de confirmación: el boleto se genera directamente. Revisa que sea la cuota correcta antes de hacer clic.
Cómo saber que salió bien
Aparece el mensaje "Boleto emitido con éxito." arriba de la pantalla, y la columna COBRO de esa cuota deja de mostrar un guion. En su lugar aparecen tres cosas: el enlace Boleto, la línea del código de barras y la fecha de expiración.
La cuota 5 ya tiene el boleto. Fíjate en que su situación sigue siendo "Pendiente" — solo cambia a "Pagada" cuando entra el dinero.
Algo que suele confundir: la columna ESTADO no cambia después de emitir. La cuota sigue Pendiente, porque todavía nadie pagó — emitir el boleto no es recibir. La que cambia es la columna COBRO.
Hasta cuándo vale el boleto: hasta el día del vencimiento de la cuota. Si la cuota vence hoy o ya venció, el boleto vale 3 días. Si expira sin pago, la rutina diaria emite uno nuevo sola mientras la cuota esté pendiente dentro de la anticipación o vencida hace hasta 7 días.
El alumno recibe el boleto por correo y ve el mismo bloque en su portal. Y cuando entre el pago, el sistema lo registra solo: no necesitas volver aquí a marcar nada.
Si algo sale mal
Apareció el mensaje
Gateway não configurado. Quiere decir que la cuenta que recibe el dinero de la escuela todavía no fue conectada. Sin ella no hay a dónde vaya el pago, y no se puede generar ningún boleto. Pídele a quien administra la cuenta de EduPay que la conecte.El menú de los tres puntos no aparece en la línea. Probablemente la cuota ya está pagada o fue cancelada. Revisa la columna ESTADO: el menú solo existe para las cuotas Pendiente y Vencida.
Apareció el mensaje "Esta cuota ya tiene un cobro emitido. Para emitir otro, cancele el actual o genere la segunda vía." Otra persona, o la emisión automática, emitió el cobro de esa cuota un instante antes. No se duplicó nada: recarga la pantalla y la columna COBRO ya muestra el boleto.
El menú aparece, pero no tiene Emitir Boleto. Dos posibilidades. O el boleto de esa cuota ya fue emitido antes — y en ese caso la columna COBRO ya muestra el enlace. O la cuota no es de boleto, y el menú está ofreciendo la forma de pago que sí usa — junto con Cambiar a Boleto, si la cuenta de cobro cobra boleto.
El alumno dice que no recibió el correo. Revisa la dirección de correo en su ficha; un error de tipeo es la causa más común. Pídele que mire la carpeta de spam. Si aun así no llegó, copia la línea del código de barras de la propia cuota y mándala por WhatsApp — el alumno paga con ella en cualquier banco.
Y si emití la cuota equivocada
Lo deshace quien administra la cuenta de EduPay: en el mismo menú de los tres puntos aparece Cancelar Cobro para las cuotas que ya tienen boleto. Pero un boleto no se puede cancelar antes de su vencimiento. Hasta la fecha de validez, el sistema lo rechaza con el mensaje "El boleto actual es válido hasta dd/mm/aaaa, y Stripe no permite cancelar un boleto antes de su vencimiento…", y el boleto sigue pagable — si el alumno lo paga, el pago se registra. Después de esa fecha, la cancelación funciona.
Cancelada, la cuota queda con la etiqueta Cobro cancelado el dd/mm/aaaa y no se vuelve a emitir sola. Para volver a cobrar, emítela de nuevo desde el menú.
Si la intención no es deshacer sino cambiar el valor o la fecha, el camino es 2ª Copia, en el mismo menú — emite un boleto nuevo con vencimiento nuevo, sin borrar el historial de la cuota. La misma regla vale aquí: mientras el boleto actual siga dentro de su validez, la segunda copia se rechaza.
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