Qué vas a conseguir
Un guion fijo de inicio de semana. EduPay hace el trabajo pesado solo — emite los cobros, avisa a los alumnos, registra los pagos. Lo que no hace es avisarte de todo: algunas fallas solo aparecen para quien mira.
Veinte minutos cada lunes resuelven eso.
Los cuatro pasos
1. Firmas pendientes
En Contratos › Firmas Pendientes. Un contrato que nadie firmó es una matrícula trabada, y una matrícula trabada no cobra. Cada línea parada hace más de una semana merece una llamada.
2. Los atrasos de la semana
En Métricas › Reporte Financiero, filtrando por situación y por período. Busca las cuotas que vencieron la semana pasada. Ya están marcadas como Vencida — el sistema lo hace la madrugada siguiente al vencimiento, sin tolerancia.
Los filtros están arriba. Los tres cuadros de abajo resumen lo filtrado: cuántas cuotas, cuánto valen y cuánto ya entró.
En este punto, separa dos grupos: quien se atrasó por primera vez, y quien ya estaba atrasado antes. El primer grupo suele ser olvido y se resuelve con un mensaje; el segundo es conversación.
3. Cobros que no salieron
Este paso no se hace con el reporte — él no muestra qué cuotas quedaron sin cobro. La señal es otra: el correo que el sistema le manda a quien administra la cuenta cuando falla la emisión automática. Si llegó alguno durante la semana, ya dice qué cuota no salió y por qué.
Si no llegó ningún correo y aun así un alumno dice que no recibió boleto, abre su matrícula y mira la columna COBRO: un guion en una cuota que ya debería estar cobrada es la señal.
Ese es el agujero silencioso: si el cobro no salió, el alumno nunca supo que tenía que pagar, y cobrarle después es incómodo para los dos lados. La causa casi siempre es la cuenta de pago desconectada o un dato faltante en la ficha del alumno.
4. Los números del mes
En Métricas › KPIs Financieros. Aquí no actúas, solo miras: si lo previsto y lo recibido se van separando mes a mes, el problema no es de una cuota — es de la política de cobro, y merece una conversación más grande que la del lunes.
Cuando la escuela usa el cobro por vía notarial, la pantalla Morosidad 90+ entra en esta parada, para las deudas antiguas.
Cómo saber que salió bien
Al final de la vuelta puedes responder tres preguntas sin abrir nada más: cuántos contratos están trabados esperando firma, quién se atrasó esta semana, y si algún cobro dejó de salir. Si puedes, la semana empieza sin sorpresas.
Si algo sale mal
La lista de atrasos es enorme y no sabes por dónde empezar. Empieza por los valores más altos y los atrasos más recientes — quien se atrasó hace pocos días tiene mucha más chance de pagar que quien se atrasó hace meses.
Encuentras un bloque entero de cuotas sin cobro. No salgas emitiendo una por una. Eso es señal de que la cuenta de pago de la escuela se desconectó; resuelve la conexión primero, y la rutina automática recupera el resto sola a la mañana siguiente.
La rutina te toma más de veinte minutos cada semana. Probablemente estás corrigiendo caso por caso lo que es un problema de regla. Vale revisar la anticipación de emisión y los recordatorios automáticos antes de seguir apagando incendios.
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