# El documento del estudiante: verificación, repetido y estudiante extranjero

> Por qué el sistema rechaza un documento, qué hacer cuando ya está en uso y cómo registrar a quien no tiene CPF.

## Qué vas a conseguir

Entender las tres cosas que el sistema hace con el documento del estudiante —
exigirlo, verificarlo y no dejar que se repita — y qué hacer cuando alguna de
ellas estorba tu registro.

Nada de esto es regla de EduPay: son llaves que tu escuela enciende o apaga en
**Configuración › Portal del Estudiante**.

## Las tres llaves

| Llave | Qué hace |
|---|---|
| **Identificador de inicio de sesión** | Decide si el estudiante entra al portal con el **Documento (CPF)** o con el **Correo electrónico** |
| **Documento obligatorio** | Impide guardar el registro sin documento |
| **Validar CPF** | Verifica los dígitos verificadores al guardar |

Con las tres apagadas, el campo del documento queda opcional y acepta cualquier
texto de hasta 20 caracteres.

## Cuando el sistema dice que el CPF es inválido

La verificación mira los dos últimos dígitos, que se calculan a partir de los
nueve primeros. Si la cuenta no cierra, el campo rechaza.

![Campo de documento con 123.456.789-00 y el mensaje CPF inválido debajo](/Apps/edupay/ajuda/aluno-cpf-invalido.png)
*El mensaje aparece debajo del campo, después de hacer clic en Crear — no mientras escribes.*

Tres causas, de la más frecuente a la menos:

- **Un dígito cambiado.** Es el caso más común. Revisa el documento en mano.
- **Todos los números iguales** (111.111.111-11 y parecidos). Se rechazan a
  propósito: existen para pruebas y ninguna persona los tiene.
- **El documento no es un CPF.** Documentos de empresa, pasaportes y otros
  papeles no pasan. Si tu escuela registra empresas o extranjeros, apaga
  **Validar CPF**.

Los puntos y el guion no cambian nada — el sistema los quita antes de verificar.

## Cuando el documento ya está en uso

Cada documento aparece una sola vez por escuela. Si intentas repetirlo, el campo
rechaza.

![Campo de documento con el mensaje que informa que el valor ya está registrado](/Apps/edupay/ajuda/aluno-documento-duplicado.png)
*Ese mensaje quiere decir que el documento ya pertenece a otro registro. Para encontrar a quién, pega el número en la búsqueda de la lista de estudiantes.*

Qué hacer:

- **Es la misma persona, registrada dos veces.** Usa el registro que ya existe,
  en vez de crear otro. Dos fichas para el mismo estudiante se convierten en dos
  cobros.
- **Es un homónimo con el documento mal escrito.** Averigua cuál de los dos está
  mal antes de tocar nada.

Hay un caso con otro mensaje: **Este documento ya está registrado para un
estudiante eliminado. Restaure el estudiante o utilice otro documento.** Ahí el
documento está guardado con alguien que salió de la lista, y el propio texto da
los dos caminos.

## Estudiante extranjero, o sin CPF

El campo acepta cualquier documento. Dos decisiones antes:

**Si pocos estudiantes son extranjeros**, deja **Validar CPF** apagado y guarda
el pasaporte en el campo. Pierdes la verificación de los brasileños, pero
registras a todos.

**Si el acceso es por documento**, recuerda que el número guardado se convierte
en el identificador de entrada al portal — el estudiante va a escribir
exactamente eso. En ese caso, el correo suele ser un acceso más cómodo para
todos.

## Cómo saber que salió bien

> [certo]
> El registro se guarda y la ficha del estudiante abre con el documento debajo
> del nombre. Si el documento es el identificador de acceso, también aparece en
> el campo **Acceso al portal**, sin puntos ni guion — así es como el estudiante
> va a escribirlo.

## Si algo sale mal

> [erro]
> **El documento está bien y aun así lo rechaza.** Revisa que no haya quedado un
> espacio al inicio o al final al pegarlo desde otro sistema.
>
> **Necesitas registrar dos estudiantes con el mismo documento.** No se puede, y
> tampoco debería: el mismo documento es la misma persona. Si son padre e hijo,
> cada uno tiene el suyo.
>
> **La escuela cambió de idea sobre exigir documento.** Mover la llave vale para
> los registros nuevos. Quien ya está guardado sin documento sigue como está.


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https://edupay.estudiosite.com/es/ajuda/dia-a-dia/documento-del-estudiante
2026-08-05